Vaka çalışması
Kongre yönetim sistemi
Misafir tek, dosyası da tek.
Firmaların davet ettiği misafirleri ağırlayan bir kongre şirketi için bir sistem kuruyoruz. Liste gelir, kayıt kesinleşir, oda ve ulaşım ayrılır, bilgi gider, misafir karşılanır.
- Ürün
- Kongre misafir yönetimi: kayıt, konaklama, ulaşım, karşılama
- Kapsam
- Ürün tasarımı, web paneli, saha uygulaması
- Platform
- Web paneli ve telefona kurulan web uygulaması
İhtiyaç
Kongre düzenliyorsan bilirsin: misafir tek, dosyası dağınık. Kayıt bir tabloda, oda başka tabloda, bilet bir e-postada, transfer bir başka listede durur. Bir misafirin odası ayrıldı mı, onu havalimanında kim karşılayacak; bunları öğrenmek için birkaç kişiye sormak gerekir.
Firmalar misafir listesini kendi tablolarıyla gönderir; aynı kişi iki listede çıkınca oda iki kez ayrılabilir. Otelin opsiyon günü yaklaşırken boş odalar ancak tablolar toplanınca görünür. Bir de herkes yalnızca işinin gerektirdiğini görmeli: kimlik numarası herkesin ekranında durmamalı.
Çözüm
Her misafirin tek dosyası
Kayıt, oda, ulaşım, bilgi ve karşılama aynı kartta durur. Gerekmeyen adım eksik sayılmaz; kongrenin yapıldığı şehirde oturan misafirin uçağı yoksa dosyası yine hazır olur.
Firmanın listesi sütun sütun eşlenir
Başlıkları farklı yazılmış listeler de eşlenir. Aynı kişi iki listedeyse sistem aktarmadan önce sorar: hangi firmanın misafiri? Oda ve bilet bir kez ayrılır.
Opsiyon gününe kalan süre hep ekranda
Kontenjan otele ve oda tipine göre izlenir; aynı firmadan aynı geceleri kalanlara oda arkadaşı önerilir. Rooming list sürümlenir, otele yalnızca son gönderimden beri değişenler gider.
Araç, iniş saatine göre önerilir
Yakın saatlerde inen misafirler için aynı araç önerilir. Bilet ve transfer ayarlanınca katılım bilgilendirmesi gider; dosya o zaman hazır olur.
Karşılama telefonda
Havalimanında kimin hangi uçakla geleceği, kimin araçta olduğu, kimin beklendiği telefonda görünür. Kayıt masasında misafir adıyla bulunur ve “geldi” diye işaretlenir.
Aynı liste, herkese kendi ekranı
Ekip aynı listede aynı anda çalışır, herkes yalnızca işinin ekranını görür. Kimlik numarası maskeli durur; açan kişi kayda geçer.
Kongre yönetim sistemi
Temsili ekran. Veriler kurgusaldır.
Kullanım
Misafir listesi her dosyanın hangi adımda takıldığını gösterir. Bir dosya açılınca eksik adım ve sıradaki iş aynı kartta durur; aynı saatlerde inen başka misafirler varsa araç önerisi de orada çıkar.
Sahadaki telefon iki işi görür. Havalimanında araca binenler işaretlenir, araç yola çıkınca dosya da güncellenir; kayıt masasında misafir adıyla aranır, “geldi” diye işaretlenir. Telefonda işaretlenen, paneldeki dosyaya da düşer.
Ofiste hazırlanır, havalimanında karşılanır
Kongre sorumlusu ve operasyon ekibi
Ofis paneli
Misafirler, liste aktarımı, konaklama, ulaşım ve bilgilendirme.
Karşılama ekibi
Saha uygulaması
Havalimanı karşılaması, kayıt masasında “geldi” işareti, misafir arama.
Bir misafirin yolu
Liste
Kayıt
Oda
Ulaşım
Bilgi
Karşılama
Sistemin kuralları
tek Her misafirin tek dosyası var; gerekmeyen adım eksik sayılmaz.
sütun Firma listesi, başlıkları farklı olsa da sütun sütun eşlenir.
opsiyon Opsiyon gününe kalan süre hep ekranda; otele yalnızca değişenler gider.
maskeli Kimlik numarası maskeli durur; açan kişi kayda geçer.
Sistem bu kararlara dayanır.
Sıradaki iş
Evde sağlık operasyon sistemi